Regulamin

§1. Definicje

Poniższe pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:

§2. Postanowienia ogólne

Usługodawca udostępnia Cyfrowe Biurko na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Cyfrowe Biurko jest przeznaczone do użytku zawodowego. Zakładając Konto, Użytkownik oświadcza, że korzysta z Cyfrowego Biurka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.

Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Cyfrowego Biurka. Korzystanie z Cyfrowego Biurka oznacza akceptację Regulaminu.

Kontakt z Usługodawcą: [email protected]

§3. Wymagania techniczne

Korzystanie z Cyfrowego Biurka wymaga spełnienia następujących minimalnych wymagań technicznych:

• urządzenia końcowego z dostępem do sieci Internet (np. komputer, tablet, smartfon),
• aktualnej wersji przeglądarki internetowej obsługującej JavaScript oraz pliki cookies (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge); korzystanie ze starszych wersji przeglądarek może powodować nieprawidłowe działanie interfejsu,
• możliwości nawiązywania połączeń szyfrowanych HTTPS - komunikacja z Serwisem odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem protokołów szyfrowanych,
• w przypadku korzystania z usług audio-wideo (Talk) - mikrofonu i/lub kamery oraz łącza internetowego o przepustowości co najmniej 8 Mbps.

Opcjonalnie rekomenduje się korzystanie z aplikacji klienckich wspierających funkcjonalności Cyfrowego Biurka (w szczególności Nextcloud Files, Nextcloud Talk oraz aplikacji pocztowych na urządzeniach mobilnych). Aplikacje te mają charakter pomocniczy, są dostarczane przez podmioty trzecie i nie są wymagane do korzystania z Cyfrowego Biurka za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ich działanie, dostępność ani bezpieczeństwo.

W przypadku korzystania z zewnętrznych aplikacji klienckich Użytkownik powinien zapewnić ich zgodność z protokołami obsługiwanymi przez Cyfrowe Biurko. Usługodawca nie gwarantuje pełnej funkcjonalności Usług w przypadku korzystania z oprogramowania niespełniającego powyższych wymagań.

§4. Zakres Cyfrowego Biurka

Cyfrowe Biurko stanowi środowisko usługowe oparte na oprogramowaniu open source Nextcloud oraz rozwiązaniach uzupełniających, w tym integracjach z Usługami dodatkowymi. Z uwagi na rozwijający się charakter serwisu zakres dostępnych funkcji może ulegać zmianom.

Usługodawca udostępnia Użytkownikowi wybrane Usługi Cyfrowego Biurka zgodnie z aktualnym zakresem Usług opisanym poniżej.

§4.1. Przestrzeń dyskowa

Przestrzeń w chmurze do przechowywania, synchronizowania i udostępniania plików. Każdy Użytkownik otrzymuje 10 GB przestrzeni w ramach planu podstawowego. Zwiększenie limitu przestrzeni dyskowej jest możliwe po kontakcie z Usługodawcą. Dodatkowa przestrzeń dyskowa wykraczająca poza plan podstawowy jest odpłatna według stawki 0,50 zł netto za 1 GB miesięcznie. Opłata naliczana jest za każdy pełny lub rozpoczęty gigabajt powyżej limitu wynikającego z aktualnie wykupionego planu. W ramach przestrzeni dyskowej Użytkownik może w szczególności korzystać z następujących funkcjonalności:

• przechowywania plików dowolnego typu w chmurze z dostępem przez przeglądarkę internetową,
• synchronizacji plików między urządzeniami za pomocą aplikacji desktopowej lub mobilnej Nextcloud,
• udostępniania plików i folderów innym Użytkownikom Cyfrowego Biurka lub osobom trzecim za pomocą linków publicznych (z opcjonalną ochroną hasłem i datą wygaśnięcia),
• automatycznego wersjonowania plików - system przechowuje wcześniejsze wersje edytowanych plików, umożliwiając ich przywrócenie,
• dostępu do plików za pośrednictwem protokołu WebDAV, umożliwiającego podłączenie przestrzeni dyskowej jako dysku sieciowego w systemie operacyjnym Użytkownika.

Przestrzeń dyskowa jest przeznaczona do przechowywania plików związanych z działalnością zawodową Użytkownika.

§4.2. Poczta elektroniczna

Serwer poczty elektronicznej umożliwiający wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail z adresem w domenie @najmuje.eu. Każdy Użytkownik otrzymuje 1 GB pojemności skrzynki pocztowej w ramach planu podstawowego. Zwiększenie pojemności skrzynki pocztowej powyżej limitu podstawowego jest możliwe po kontakcie z Usługodawcą. Dodatkowa pojemność jest odpłatna według stawki 0,50 zł netto za 1 GB miesięcznie. Usługa obejmuje:

• dostęp do skrzynki pocztowej za pośrednictwem protokołów IMAP (odbieranie poczty) i SMTP (wysyłanie poczty), co umożliwia korzystanie z dowolnego klienta pocztowego (np. AirMail, Outlook, Gmail, aplikacje mobilne),
• dostęp do interfejsu webowego poczty w ramach Cyfrowego Biurka,
• stosowanie standardowych mechanizmów uwierzytelniania poczty wychodzącej (w szczególności SPF, DKIM, DMARC) w celu zwiększenia wiarygodności wysyłanych wiadomości; Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje filtrów antyspamowych lub serwerów odbiorców, w tym za oznaczenie wiadomości jako spam lub ich niedoręczenie,
• filtrowanie antyspamowe poczty przychodzącej - serwer automatycznie analizuje wiadomości przychodzące i może oznaczać je jako spam. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wiadomości błędnie zakwalifikowane jako spam,
• limity wysyłania wiadomości - w celu ochrony reputacji domeny @najmuje.eu serwer stosuje ograniczenia liczby wiadomości wysyłanych w określonym czasie. Aktualne limity mogą ulec zmianie. W przypadku przekroczenia limitu wysyłanie kolejnych wiadomości zostanie czasowo wstrzymane.

§4.3. Komunikator (Talk)

Narzędzie do komunikacji w czasie rzeczywistym. Usługa obejmuje:

• czaty prywatne (rozmowy 1:1 między Użytkownikami),
• czaty grupowe (rozmowy między wybranymi Użytkownikami),
• kanały publiczne - moderowane przez Usługodawcę lub Użytkowników przestrzenie tematyczne, dostępne dla wszystkich Użytkowników (np. kanały dotyczące Serwisu, branżowe, regionalne),
• rozmowy audio i wideo między Użytkownikami, w tym rozmowy grupowe,
• udostępnianie ekranu w trakcie rozmowy wideo.

Użytkownik może tworzyć nowe kanały publiczne, pod warunkiem że kanał o zbliżonej tematyce nie istnieje. Kanały publiczne służą wyłącznie do celów zawodowych związanych z branżą nieruchomości. Nazwa kanału powinna jasno opisywać jego temat. W kanałach publicznych zaleca się korzystanie z wątków (funkcja „Utwórz wątek"), aby zachować przejrzystość komunikacji.

Usługodawca może usunąć kanał publiczny, który narusza Regulamin, powiela tematykę istniejącego kanału lub pozostaje nieaktywny przez dłuższy czas. Przed usunięciem Usługodawca poinformuje twórcę kanału z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, chyba że usunięcie wynika z naruszenia Regulaminu.

§4.4. Edytor dokumentów online

Edytor umożliwiający tworzenie i edycję dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji bezpośrednio w przeglądarce, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Edytor obsługuje popularne formaty plików (m.in. .docx, .xlsx, .pptx, .odt, .ods, .odp) i umożliwia współedycję dokumentów w czasie rzeczywistym przez wielu Użytkowników jednocześnie.

§4.5. Kalendarz i kontakty

Usługa do zarządzania wydarzeniami (kalendarz) oraz danymi kontaktowymi (książka adresowa). Kalendarze i książki adresowe są dostępne przez przeglądarkę w ramach Cyfrowego Biurka oraz mogą być synchronizowane z zewnętrznymi aplikacjami za pośrednictwem protokołów CalDAV (kalendarz) i CardDAV (kontakty).

§4.6. Notatki

Usługa do tworzenia i przechowywania notatek w formacie Markdown (.md). Cyfrowe Biurko udostępnia przeglądarkowy edytor umożliwiający tworzenie i edytowanie notatek. Pliki .md mogą być również odczytywane i edytowane za pomocą zewnętrznych aplikacji (w tym aplikacji open source), o ile Użytkownik samodzielnie skonfiguruje takie połączenie i wyrazi na nie zgodę.

§4.7. Komentarze w plikach

Użytkownicy mogą dodawać komentarze do plików przechowywanych w przestrzeni dyskowej. Komentarze umożliwiają wymianę uwag i informacji pomiędzy Użytkownikami mającymi dostęp do danego pliku, bez konieczności modyfikowania jego treści.

§4.8. Tagi

Usługa umożliwiająca oznaczanie plików i folderów etykietami (tagami) w celu ich kategoryzacji i łatwiejszego wyszukiwania. Tagi mogą być tworzone i przypisywane przez Użytkownika do dowolnych plików w jego przestrzeni dyskowej.

§4.9. Profil Użytkownika

Każdy Użytkownik posiada profil widoczny dla innych Użytkowników Cyfrowego Biurka. Profil zawiera imię, nazwisko oraz dane kontaktowe Użytkownika. Użytkownik odpowiada za prawdziwość i aktualność danych zamieszczonych w profilu.

§4.10. Dostęp do serwisu najmuje.com

W ramach Cyfrowego Biurka może być osadzony interfejs serwisu najmuje.com, umożliwiający dostęp do ofert lokali komercyjnych i procesu transakcyjnego. Serwis najmuje.com stanowi odrębną usługę, świadczoną przez tego samego Usługodawcę, podlegającą własnemu regulaminowi dostępnemu pod adresem najmuje.com. Korzystanie z najmuje.com za pośrednictwem Cyfrowego Biurka nie zmienia zasad tej usługi.

§4.11. Grupy

Użytkownicy mogą tworzyć grupy, które ułatwiają organizację pracy w Cyfrowym Biurku. Zarządzanie grupą odbywa się w ustawieniach osobistych Użytkownika (zakładka „Twoja grupa"). Każdy Użytkownik może należeć do jednej grupy - utworzenie nowej wymaga uprzedniego opuszczenia dotychczasowej.

Twórca grupy otrzymuje link rejestracyjny, który może udostępnić nowym Użytkownikom. Osoby, które zarejestrują się w Serwisie za pośrednictwem tego linku, zostają automatycznie przypisane do danej grupy.

Grupy mogą być wykorzystywane w szczególności do zbiorowego dodawania członków do rozmów w komunikatorze (Talk) oraz do porządkowania kontaktów w książce adresowej.

§5. Zasady korzystania z Cyfrowego Biurka

§5.1. Rejestracja i Konto

Dostęp do Cyfrowego Biurka wymaga rejestracji w Serwisie. Rejestracja wymaga podania imienia, nazwiska, adresu e-mail (wykorzystywanego do odzyskiwania dostępu do Konta) oraz wybranego loginu.

Wraz z utworzeniem Konta automatycznie tworzona jest skrzynka pocztowa w domenie @najmuje.eu.

Umowa o dostęp do Cyfrowego Biurka zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta.

Zakładając Konto, Użytkownik oświadcza, że korzysta z Cyfrowego Biurka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową i nie działa jako konsument w rozumieniu art. 22 Kodeksu cywilnego.

Użytkownik zobowiązuje się do podawania prawdziwych i aktualnych danych oraz do ich niezwłocznej aktualizacji w razie zmian.

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności danych logowania do Konta.

§5.2. Niedozwolone działania

Użytkownik zobowiązuje się do niedostarczania treści o charakterze bezprawnym. Zabronione jest w szczególności:

• przechowywanie w przestrzeni dyskowej treści niezgodnych z prawem, w szczególności treści naruszających prawa autorskie, propagujących przemoc, nienawiść lub dyskryminację, a także materiałów pornograficznych lub innych treści niedopuszczalnych na mocy obowiązujących przepisów,
• rozsyłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej niezamówionej korespondencji handlowej (spam), w tym masowych wiadomości marketingowych do osób, które nie wyraziły na to zgody,
• wysyłanie wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie, linki phishingowe lub treści służące wyłudzaniu danych,
• korzystanie ze skrzynki pocztowej w sposób mogący naruszyć reputację domeny @najmuje.eu lub doprowadzić do umieszczenia jej na listach blokowanych nadawców (blacklistach),
• publikowanie w komunikatorze treści obraźliwych, wulgarnych, dyskryminujących lub naruszających dobra osobiste innych Użytkowników,
• rozsyłanie w kanałach publicznych spamu, reklam lub treści niezwiązanych z tematyką kanału,
• podejmowanie działań mogących zakłócić działanie Serwisu.

Usługodawca nie monitoruje treści przechowywanych i przesyłanych przez Użytkowników, jednak w przypadku otrzymania informacji o naruszeniu powyższych zasad zastrzega sobie prawo do usunięcia treści naruszających Regulamin, czasowego zablokowania dostępu do wybranych Usług (w tym wysyłania poczty lub dostępu do kanałów publicznych), a w przypadku rażących lub powtarzających się naruszeń - do trwałego zablokowania funkcjonalności Konta lub jego usunięcia.

§6. Odpowiedzialność

Usługodawca dokłada starań, aby Cyfrowe Biurko działało w sposób ciągły i niezakłócony. Usługodawca nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy techniczne wynikające z konserwacji, aktualizacji lub siły wyższej.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczane przez Użytkowników w Cyfrowym Biurku.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych Użytkownika spowodowaną okolicznościami leżącymi po stronie Użytkownika lub siłą wyższą. Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe danych, jednak nie stanowią one gwarancji pełnego odzyskania danych.

Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści przechowywane i przesyłane za pośrednictwem Cyfrowego Biurka, w tym za dane osób trzecich wprowadzane do aplikacji Kontakty i Kalendarz.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie zewnętrznych aplikacji, z których Użytkownik korzysta w celu połączenia się z Cyfrowym Biurkiem (np. klienty poczty, aplikacje mobilne, klienty CalDAV, CardDAV, WebDAV).

§7. Własność treści

Użytkownik zachowuje pełne prawa własności intelektualnej do treści, które zamieszcza w Cyfrowym Biurku (pliki, e-maile, wiadomości, kontakty, dokumenty).

Usługodawca nie nabywa żadnych praw do treści Użytkownika. Treści Użytkownika nie są wykorzystywane do celów marketingowych, profilowania, trenowania modeli sztucznej inteligencji ani udostępniane podmiotom trzecim.

Użytkownik udziela Usługodawcy ograniczonej licencji wyłącznie w zakresie niezbędnym do technicznego świadczenia Usług (przechowywanie, synchronizacja, tworzenie kopii zapasowych, przesyłanie).

§8. Odpłatność

Cyfrowe Biurko jest udostępniane nieodpłatnie w ramach planu podstawowego.

Plan podstawowy obejmuje 10 GB przestrzeni dyskowej, 1 GB pojemności skrzynki pocztowej oraz pełen dostęp do wszystkich narzędzi wymienionych w §4.

Użytkownik może rozszerzyć dostępną przestrzeń dyskową lub pojemność skrzynki pocztowej ponad limity planu podstawowego. Dodatkowa przestrzeń dyskowa oraz dodatkowa pojemność skrzynki pocztowej są rozliczane odrębnie, według stawki 0,50 zł netto za 1 GB miesięcznie każda. Rozszerzenie następuje na podstawie indywidualnego uzgodnienia z Usługodawcą — w drodze kontaktu pod adresem [email protected]. Opłaty są naliczane miesięcznie z góry i mogą być zmieniane przez Usługodawcę z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wypowiedzenia dotychczasowych warunków.

Serwis najmuje.com podlega odrębnym zasadom rozliczeń (model success fee), opisanym w regulaminie dostępnym pod adresem najmuje.com.

§9. Reklamacje

Użytkownik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą działania Cyfrowego Biurka.

Reklamację należy złożyć drogą elektroniczną na adres: [email protected].

Reklamacja powinna zawierać: nazwę firmy lub imię i nazwisko Użytkownika, adres e-mail powiązany z Kontem, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.

Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i poinformuje Użytkownika o wyniku drogą elektroniczną.

§10. Rozwiązanie umowy

Umowa o dostęp do Cyfrowego Biurka jest zawarta na czas nieokreślony.

Użytkownik może w każdym czasie rozwiązać umowę poprzez usunięcie Konta lub złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy na adres: [email protected]. Wypowiedzenie jest skuteczne ze skutkiem natychmiastowym.

Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Użytkownika drogą elektroniczną na adres e-mail powiązany z Kontem.

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika, w szczególności w przypadku dostarczania treści bezprawnych lub wykorzystywania Cyfrowego Biurka niezgodnie z jego przeznaczeniem, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

Po rozwiązaniu umowy Usługodawca usunie Konto Użytkownika wraz ze skrzynką pocztową oraz wszystkie powiązane dane.

§11. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników określa Polityka prywatności serwisu najmuje.eu. Polityka prywatności stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.

§12. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian zakresu Cyfrowego Biurka lub zmian technicznych Serwisu.

O planowanej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, wysyłając wiadomość na adres e-mail powiązany z Kontem.

Użytkownik, który nie akceptuje zmian Regulaminu, ma prawo wypowiedzieć umowę do dnia wejścia w życie zmian.

Korzystanie z Cyfrowego Biurka po wejściu w życie zmienionego Regulaminu oznacza jego akceptację.

§13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Ewentualne spory pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2026 r.